Ressourcenplanung
Ressourcen- und Kapazitätsplanung
über alle Projekte hinweg
- Auslastung je Abteilung und Woche
- Doppelbelegungen beim Einplanen sichtbar
- Verfügbarkeit aus HR, Zeiterfassung und ERP

Kurzfassung
Ressourcen- und Kapazitätsplanung legt fest, wer in welchem Projekt wann arbeitet, und prüft, ob die Stunden dafür frei sind, und zwar über alle Projekte und Abteilungen hinweg. Software für Ressourcenplanung muss dafür Verfügbarkeiten, Projektbedarf und Auslastung in einer Datenbasis führen, denn getrennte Abteilungslisten zeigen die Summe nie. Linetrack aus Stuttgart hängt die Kapazität direkt an die Terminphasen: Wird eine Phase geschoben, wandert die Auslastung mit, und jede Doppelbelegung ist schon beim Einplanen sichtbar. Die Software ist unter anderem bei Stadler Rail und Schnaithmann Maschinenbau im Einsatz.
91 %
der Kunden nannten
Excel- und Tool-Chaos als Ausgangsproblem
56 %
nahmen binnen sechs Monaten
eine laufende Schnittstelle in Betrieb
1.512
parallel gesteuerte
Industrieprojekte, plattformweit
4.000+
abgeschlossene
Industrieprojekte, plattformweit
Alle Kennzahlen auf dieser Seite stammen aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026. Bei den Werten zu Excel-/Tool-Chaos und zur Schnittstellen-Inbetriebnahme sind Mehrfachnennungen möglich.
Begriffe
Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung: was der Unterschied ist
Ressourcenplanung beantwortet die Frage, wer eine Aufgabe übernimmt: welche Person oder welches Team mit welcher Qualifikation. Kapazitätsplanung beantwortet die Frage, wie viele Stunden dafür frei sind: Verfügbarkeit minus Urlaub, Abwesenheit und die Stunden, die andere Projekte schon belegen. Ressourcen- und Kapazitätsplanung verbindet beides und rechnet es projektübergreifend. Ein Plan ist erst dann belastbar, wenn die eingeplante Person in dieser Woche auch tatsächlich Zeit hat.
Im Projektgeschäft entscheidet sich das an den geteilten Abteilungen: Konstruktion, Elektroplanung und Montage gehören keinem einzelnen Projekt, sie werden von allen beansprucht. Wie man den Bedarf ermittelt und Kapazitäten aufbaut, beschreibt der Artikel zu den Methoden der Kapazitätsplanung. Rollen, Verantwortlichkeiten und Standards behandelt Ressourcenmanagement in Projekten.
Beispielwerte. Jedes Projekt plant für sich korrekt. Erst die gemeinsame Sicht auf die Abteilung zeigt, dass KW 41 zweimal vergeben ist.
Symptome
Woran Ressourcenplanung
in Mehrprojektumgebungen scheitert
Ressourcenkonflikte kündigen sich selten an. Sie zeigen sich in kleinen, wiederkehrenden Mustern, bevor sie zum offenen Problem werden.
Doppelt verplante Spezialisten
Dieselbe Fachkraft wird für zwei Projekte gleichzeitig eingeplant, weil beide Planungen nichts voneinander wissen. Der Konflikt fällt erst auf, wenn beide Termine gleichzeitig fällig werden.


Kapazität nur je Abteilung sichtbar
Jede Abteilung kennt ihre eigene Auslastung, aber niemand sieht die Kapazität über alle Projekte und Abteilungen hinweg. Engpässe verstecken sich in der Lücke zwischen den Tabellen.


Zusagen ohne Blick auf andere Projekte
Ein Projektleiter sagt einen Liefertermin zu, ohne zu wissen, dass dieselbe Abteilung in der Vorwoche bereits für zwei andere Projekte verplant wurde.


Überlastung fällt erst spät auf
Erst wenn ein Termin reißt oder eine Mitarbeiterin Alarm schlägt, wird sichtbar, dass eine Abteilung wochenlang über ihre Kapazität hinaus verplant war.


Engpässe
Warum Kapazitätsengpässe in keiner Einzelplanung auftauchen
Ein Engpass ist fast nie der Fehler eines einzelnen Plans. Jedes Projekt bucht einen vertretbaren Anteil derselben Abteilung, und jede Datei sieht für sich unauffällig aus. Überbucht ist die Abteilung erst in der Summe, und diese Summe steht in keiner Datei.
Genau diese Zeile fehlt, solange Ressourcen in Projektdateien oder Abteilungslisten geplant werden. Woran die Tabelle im Betrieb sonst noch bricht, zeigt der Vergleich Linetrack vs. Excel.
Kapazitätsabgleich
Kapazitätsabgleich: Angebot und Bedarf je Woche
Der Kapazitätsabgleich stellt zwei Größen nebeneinander. Das Angebot ist die Zeit, die eine Abteilung in einer Woche tatsächlich hat, also Sollstunden minus Urlaub, Krankheit und Schulungen. Der Bedarf ist die Summe der Stunden, die alle Projekte in derselben Woche bei ihr eingeplant haben.
Liegt der Bedarf darüber, gibt es vier Hebel: den Vorgang verschieben, ihn auf mehrere Personen verteilen, ihn fremdvergeben oder die Kapazität aufstocken. Welcher Hebel der richtige ist, hängt davon ab, was er in den anderen Projekten auslöst. Deshalb gehört der Abgleich in dieselbe Datenbasis wie die Termine.
- KW 40: Angebot 160 Stunden, Bedarf 128 Stunden.
- KW 41: Angebot 160 Stunden, Bedarf 150 Stunden.
- KW 42: Angebot 152 Stunden, Bedarf 184 Stunden.
- KW 43: Angebot 160 Stunden, Bedarf 136 Stunden.
- KW 44: Angebot 120 Stunden, Bedarf 148 Stunden.
- KW 45: Angebot 144 Stunden, Bedarf 118 Stunden.
Beispielwerte. Das Angebot schwankt mit Urlaub und Abwesenheit, der Bedarf mit den Projektphasen. In KW 42 und KW 44 übersteigt der Bedarf das Angebot.
Der Clou
Warum Ressourcenplanung am Terminplan hängt
Kapazitätsbedarf sitzt immer auf einer Terminphase: Konstruktion in KW 40 bis 43, Montage in KW 44 bis 46. Deshalb plant Linetrack Termine und Kapazitäten in einem Modell. Schiebt jemand eine Phase, schiebt sich die Auslastung mit, und Sie sehen sofort, ob die Verschiebung ins Unternehmen, in den Bereich und zu den eingeplanten Mitarbeitern passt.
Der eigentliche Clou: Alle Gantt- und Terminpläne im Unternehmen beziehen sich auf dasselbe Grundmodell aus Abteilungen, Mitarbeitern und Verfügbarkeiten. Damit sind sie automatisch miteinander verbunden. Was ein Projekt einplant, fehlt allen anderen, ohne dass jemand Pläne abgleichen muss. Wie das im Detail läuft, zeigt der Anwendungsfall Termin- und Kapazitätsplanung in einem System.
Die Kapazitätsdaten laufen dabei durch das ganze Projekt. Ein Forecast aus dem Vertrieb wird in der Grobplanung verfeinert, in der Abteilung auf Vorgänge verteilt und am Ende für die Personaleinsatzplanung genutzt. Damit das bis zum einzelnen Mitarbeiter stimmt, müssen auch die Feinplaner in den Abteilungen im selben System arbeiten. Das ist der schwierigste Teil, und genau dafür hat jede Abteilung in Linetrack ihre eigene Planungssicht.
Ausgangsplan. Unternehmen: passt. Bereich Montage: passt, max. 92 %. Mitarbeiter: passt.
Beispielwerte. Die Auslastung wandert mit der Phase. Der Bereich verkraftet die Verschiebung, ein Monteur wäre in KW 44 und 45 aber zugleich in Projekt A eingeplant.
Dieselben Daten, immer feiner
- 1ForecastGrobe Stunden je Abteilung hinter Terminbereichen, ohne schon Kapazität zu blockieren.
- 2GrobplanungIm gewonnenen Projekt werden die Stunden verbindlich und belegen Kapazität.
- 3FeinplanungDie Abteilung verteilt ihre Stunden auf Vorgänge und Personen.
- 4PersonaleinsatzNamentlich eingeplant und gegen alle anderen Projekte geprüft.
Anforderungen
Was Software für Ressourcenplanung leisten muss
Software für Ressourcenplanung in Industrieprojekten muss mehr können als eine Belegungstabelle. Sie muss Kapazität aus echten Verfügbarkeiten rechnen, den Bedarf aller Projekte zusammenführen und Konflikte zeigen, bevor jemand zusagt. Sechs Anforderungen sind entscheidend:
Linetrack erfüllt diese sechs Anforderungen in einem System. Die Details folgen weiter unten.
- Projektübergreifende Auslastung: je Abteilung, Team und Person, über alle laufenden und geplanten Projekte.
- Kapazität aus echten Verfügbarkeiten: Sollstunden minus Urlaub und Abwesenheit, übernommen aus HR, Zeiterfassung oder ERP.
- Konfliktanzeige beim Einplanen: Doppelbelegungen und Überlast erscheinen in dem Moment, in dem sie entstehen.
- Termine und Kapazitäten verbunden: Verschiebt sich ein Vorgang, wandert der Bedarf mit, ohne zweite Liste.
- Simulation vor der Entscheidung: Verschieben, verteilen, fremdvergeben durchspielen und die Folgen für andere Projekte sehen.
- Planung durch die Abteilungen: Team- und Abteilungsleiter belegen ihre Leute selbst, die Projektleitung sieht das Ergebnis sofort.
Lösung
Warum Linetrack die passende Software für Ressourcen- und Kapazitätsplanung ist
Reine Ressourcen-Tools kennen die Termine nicht, reine Terminplaner kennen die Kapazität nicht. Linetrack führt beides in einer Datenbasis, und die Fachabteilungen planen darin mit.
Der Ressourcenmanager in Linetrack
Forecast in der Grobplanung, Belegung auf Mitarbeiterebene, Auslastung zentral im Blick. Die Funktionen für Auslastung und Forecast im Detail.


Verbunden mit dem Terminplan
Jeder Vorgang trägt seinen Stundenbedarf. Verschiebt sich der Termin, verschiebt sich die Auslastung mit. Termin- und Kapazitätsplanung in einem System.


Für viele parallele Projekte gebaut
Von 5 bis über 270 parallel laufenden Projekten pro Kunde: Die Auslastung gilt immer für das ganze Portfolio, nicht für ein einzelnes Projekt.


USP 1
Auslastung über alle Projekte auf einen Blick
Die Ressourcen-Übersicht zeigt jede Abteilung Woche für Woche: Grün ist frei, Rot ist überlastet. Die Prozentzahl in jeder Zelle ist die Summe aller Projekte, die in dieser Woche auf die Abteilung zugreifen, nicht der Anteil eines einzelnen Projekts.
Klappt man die Abteilung auf, sieht man, welche Projekte und Vorgänge die Last erzeugen. So wird aus dem roten Feld eine konkrete Frage an einen konkreten Projektleiter.
Auslastung je Abteilung, Team und Person in Wochen oder Monaten
Unterlast, Optimum und Überlast farblich getrennt
Drill-down von der Abteilung bis auf den einzelnen Vorgang
Externe Kapazitäten wie Fremdfertigung als eigene Zeile

USP 2
Kapazität, die aus echten Verfügbarkeiten entsteht
Die Kapazität einer Abteilung wird in Linetrack nicht von Hand gepflegt. Sie ergibt sich aus den Verfügbarkeiten der einzelnen Mitarbeitenden, abzüglich Urlaub und Abwesenheiten. Fällt jemand aus, sinkt die Kapazität der Abteilung im selben Moment, und jede Woche, die dadurch kippt, wird rot.
Die Verfügbarkeiten kommen aus dem System, in dem sie ohnehin entstehen: Zeiterfassung, HR oder ERP. Welche Systeme angebunden werden können, zeigt die Übersicht der Linetrack-Integrationen.

USP 3
Namentlich einplanen, mit Blick auf die anderen Projekte
Die Projektleitung plant den Bedarf: so viele Stunden Montage in diesen Wochen. Wer genau das übernimmt, entscheidet die Abteilung. Team- und Abteilungsleiter ziehen die Vorgänge auf ihre Leute und sehen dabei Qualifikation, Urlaub und alles, was dieselbe Person in anderen Projekten schon belegt.
So bleibt die Zuständigkeit dort, wo das Wissen sitzt. Wie Vertrieb, Projektleitung und Abteilung dabei nacheinander planen, beschreibt der Anwendungsfall Termin- und Kapazitätsplanung in einem System.
Bedarf je Vorgang in Stunden, Zuordnung auf Personen durch die Abteilung
Belegung jeder Person über alle Projekte in einer Zeile
Urlaub und Abwesenheit direkt in der Planungsansicht

USP 4
Engpässe durchspielen, bevor zugesagt wird
Ein Kunde fragt, ob die Montage zwei Wochen früher kommen kann. In Linetrack lässt sich die Verschiebung als Szenario anlegen, bevor jemand zusagt. Die Auslastung aller betroffenen Abteilungen wird dann für beide Varianten gerechnet.
Umgeplant wird dabei nichts automatisch. Linetrack zeigt die Folgen, die Projektleitung entscheidet und hält die Entscheidung im System fest. Probieren Sie es an der Grafik aus.
| Auslastung je Abteilung, KW 40 bis 47 | KW 40 | KW 41 | KW 42 | KW 43 | KW 44 | KW 45 | KW 46 | KW 47 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Konstruktion | Konstruktion, KW 40: 78 Prozent | Konstruktion, KW 41: 84 Prozent | Konstruktion, KW 42: 92 Prozent | Konstruktion, KW 43: 88 Prozent | Konstruktion, KW 44: 74 Prozent | Konstruktion, KW 45: 70 Prozent | Konstruktion, KW 46: 66 Prozent | Konstruktion, KW 47: 60 Prozent |
| Elektroplanung | Elektroplanung, KW 40: 64 Prozent | Elektroplanung, KW 41: 72 Prozent | Elektroplanung, KW 42: 96 Prozent | Elektroplanung, KW 43: 104 Prozent | Elektroplanung, KW 44: 86 Prozent | Elektroplanung, KW 45: 72 Prozent | Elektroplanung, KW 46: 58 Prozent | Elektroplanung, KW 47: 52 Prozent |
| Montage | Montage, KW 40: 62 Prozent | Montage, KW 41: 70 Prozent | Montage, KW 42: 78 Prozent | Montage, KW 43: 82 Prozent | Montage, KW 44: 72 Prozent | Montage, KW 45: 128 Prozent | Montage, KW 46: 96 Prozent | Montage, KW 47: 64 Prozent |
| Inbetriebnahme | Inbetriebnahme, KW 40: 40 Prozent | Inbetriebnahme, KW 41: 45 Prozent | Inbetriebnahme, KW 42: 50 Prozent | Inbetriebnahme, KW 43: 55 Prozent | Inbetriebnahme, KW 44: 60 Prozent | Inbetriebnahme, KW 45: 70 Prozent | Inbetriebnahme, KW 46: 80 Prozent | Inbetriebnahme, KW 47: 112 Prozent |
Beispielwerte. Das Vorziehen löst die Überlast der Montage in KW 45 und der Inbetriebnahme in KW 47 auf, erzeugt aber eine neue Überlast der Montage in KW 43 und 44. Genau diese Abwägung soll vor der Zusage auf dem Tisch liegen.
Vergleich
Ressourcenplanung mit Excel und ERP oder in einem System
Die meisten Industrieunternehmen planen Ressourcen heute in Excel-Listen je Abteilung, ergänzt um Auswertungen aus dem ERP. Beides deckt einen Teil ab, aber keines verbindet Verfügbarkeit, Projektbedarf und Termine. Die Einzelvergleiche: Linetrack vs. Excel, Linetrack vs. ERP-Projektmodul und Linetrack vs. Feinplanungssystem.
Branchen
Ressourcenplanung nach Branche
Welche Ressource knapp ist, hängt von der Branche ab. Im Maschinenbau ist es die Konstruktion, auf der Baustelle die Kolonne. In Entwicklungsbereichen konkurrieren interne Vorhaben mit Kundenprojekten.
Maschinen- und Anlagenbau
Konstrukteure, Monteure und Anlagentechniker in vielen langlaufenden Projekten gleichzeitig.


Sondermaschinenbau
Einzelfertigung mit wenigen Spezialisten, die jeder Kundenauftrag braucht.


Gebäude- und Energietechnik
Planer und Monteure, verteilt auf viele Baustellen mit wechselnden Terminen.


Bau und Infrastruktur
Kolonnen und Geräte über mehrere Baustellen hinweg einteilen.


FAQ
Häufig gestellte Fragen
Noch Fragen?
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Was ist Ressourcen- und Kapazitätsplanung?
Was ist Ressourcen- und Kapazitätsplanung?
Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung?
Was ist der Unterschied zwischen Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung?
Wie hängen Terminplanung und Ressourcenplanung zusammen?
Wie hängen Terminplanung und Ressourcenplanung zusammen?
Welche Software eignet sich für die Ressourcenplanung in Projekten?
Welche Software eignet sich für die Ressourcenplanung in Projekten?
Reicht eine Excel-Liste für die Ressourcenplanung?
Reicht eine Excel-Liste für die Ressourcenplanung?
Wie erkennt man Kapazitätsengpässe frühzeitig?
Wie erkennt man Kapazitätsengpässe frühzeitig?
Woher kommen die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden?
Woher kommen die Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden?
Rechnet Linetrack automatisch um, wenn sich ein Projekt verschiebt?
Rechnet Linetrack automatisch um, wenn sich ein Projekt verschiebt?
Ist Linetrack eine Software für Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung?
Ist Linetrack eine Software für Personaleinsatzplanung oder Schichtplanung?
Was kostet Software für Ressourcen- und Kapazitätsplanung?
Was kostet Software für Ressourcen- und Kapazitätsplanung?
Für wie viele Mitarbeiter eignet sich Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit Linetrack?
Für wie viele Mitarbeiter eignet sich Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit Linetrack?
Case Study
Wie Schnaithmann Ressourcen abteilungsübergreifend plant
Bei Schnaithmann Maschinenbau arbeiteten die Abteilungen mit eigenen, isolierten Planungslisten. Das alte Projektmanagementsystem bot nicht die nötige Transparenz. Heute laufen Termin- und Ressourcenplanung abteilungsübergreifend in Linetrack, von der Vertriebsphase bis zum Projekttracking. Wie das im Detail abgelaufen ist, steht in der Case Study zu Schnaithmann.
Aus derselben Branche: MSG Solutions nutzt Linetrack als zentrale Plattform für Termin- und Ressourcenplanung und hat damit das alte PM-Tool vollständig abgelöst. LANG Technik plant Entwicklungs- und Automatisierungsprojekte kollaborativ über Abteilungsgrenzen hinweg. Krüger & Salecker verfolgt seine Projektdaten seitdem an einer Stelle.
„Mit Linetrack konnten wir diese Abläufe ablösen und verfügen heute über eine professionelle, abteilungsübergreifende Termin- und Ressourcenplanung.“

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Linetrack im Detail
Die Funktionen hinter der gemeinsamen Datenbasis:





















