Messen und Nachsteuern
Soll-Ist-Vergleich
im Projekt
Kurzfassung
Ein Soll-Ist-Vergleich stellt geplante und tatsächliche Projektwerte zu einem Stichtag gegenüber: Termine, Aufwände und Fortschritt. Linetrack führt diesen Abgleich laufend je Vorgang und Arbeitspaket – Fortschritt aus dem Task-Tracking, Ist-Zeiten per Schnittstelle aus der Zeiterfassung – und schreibt die Abweichung als Forecast über alle Projekte fort. Gebraucht wird er an drei Stellen: gegen die gespeicherte Basislinie, beim Bewerten von Szenarien und bei der Nachkalkulation vor dem Archivieren. Im Einsatz unter anderem bei Schnaithmann Maschinenbau und LANG Technik.
50%
Kunden mit Schnittstelle
importieren Ist-Zeiten
56%
Kunden mit laufender
Schnittstelle in 6 Monaten
1512
parallel gesteuerte
Projekte
100%
nannten fehlende Transparenz
als Ausgangsproblem
*Alle Kennzahlen auf dieser Seite stammen aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026. Bei den Ausgangsproblemen sind Mehrfachnennungen möglich.
Herausforderungen
Warum der Soll-Ist-Vergleich meist zu spät kommt
100 % der Linetrack-Kunden nannten fehlende Transparenz als Ausgangsproblem, 91 % Excel- und Tool-Chaos, 59 % manuelle Statusabfragen. Mehrfachnennungen möglich. Beim Soll-Ist-Vergleich schlagen diese Muster besonders durch – vier davon in der Praxis.
Der Abgleich entsteht erst zum Berichtstermin
Soll und Ist werden zusammengetragen, wenn der Monatsbericht fällig ist. Dann ist die Abweichung vier Wochen alt und der betroffene Vorgang abgeschlossen. Was bleibt, ist eine Erklärung – keine Korrektur.
Planstunden und Iststunden liegen getrennt
Die Planwerte stehen im Projektplan, die Iststunden in der Zeiterfassung, die Termine in einer dritten Liste. 91 % der Kunden nannten genau dieses Excel- und Tool-Chaos als Ausgangsproblem. Der Vergleich entsteht dann per Copy-and-paste und ist mit dem nächsten Buchungstag wieder veraltet.
Fortschritt wird geschätzt, nicht gemeldet
Ohne Rückmeldung auf Vorgangsebene bleibt der Fortschrittsgrad eine Meinung. Der Klassiker: Ein Arbeitspaket steht wochenlang kurz vor der Fertigstellung. Verbrauchte Stunden und tatsächlicher Fortschritt lassen sich dann nicht mehr gegeneinander prüfen.
Die Abweichung wird dokumentiert, aber nicht hochgerechnet
Der Vergleich zeigt, dass ein Vorgang deutlich mehr Stunden gebraucht hat als geplant. Was daraus für den Endtermin und für die parallel laufenden Projekte folgt, steht nirgends. 100 % der Kunden nannten fehlenden Portfolio-Überblick als Ausgangsproblem.
Einsatz in der Praxis
Drei Stellen im Projektverlauf, an denen der Soll-Ist-Vergleich gezogen wird
Plan und Ressourcenplan auf der einen Seite, Rückmeldung und Ist-Zeiten auf der anderen: Daraus entsteht derselbe Vergleich an drei Stellen, und er beantwortet an jeder eine andere Frage. Dargestellt ist er immer gleich – Planstände liegen im selben Balkenplan übereinander, kritische Abweichungen sind rot.
Projektstart und laufende Steuerung
Planversionen: der Ursprungsplan bleibt der Maßstab
Beim Projektstart wird der Planungsstand als Basislinie gespeichert. Jede spätere Umplanung erzeugt einen neuen Stand, und dieser Stand ist das Ist. Im Balkenplan liegen beide Reihen direkt übereinander: der Soll-Termin aus der Basislinie über dem aktuellen Ist-Termin, je Vorgang.
Mehrere Planungsstände lassen sich nebeneinander halten und einzeln zum Vergleich aktivieren. Damit ist ablesbar, wie weit sich ein Projekt von seiner ersten Planung entfernt hat – und ob das aus einer Entscheidung stammt oder sich über zwanzig kleine Verschiebungen eingeschlichen hat.
Erweist sich eine Umplanung im Nachhinein als Fehlgriff, wird auf den früheren Stand zurückgesprungen: Der Plan wird versioniert, nicht überschrieben. Im Bild rechts die gespeicherten Stände, unten die Auslastung der beteiligten Abteilungen – Überlast rot.
Wenn eine Störung auftritt
Szenarien: mögliche Soll-Zustände gegen den Ist-Stand
Eine Lösungsvariante wird nicht in den laufenden Plan geschrieben, sondern daneben. Personal aufbauen, fremdvergeben, Vorgänge verschieben, Mehrarbeit oder Wochenendschichten fahren, Last auf andere Teams legen: Jede Variante wird als eigenes Szenario gespeichert und behält ihren eigenen Terminplan und ihre eigene Auslastung.
Ein Szenario ist damit ein möglicher Soll-Zustand, der gegen den aktuellen Ist-Zustand gestellt wird – was die Fremdvergabe am Endtermin ändert, was die Sonderschicht bringt, welche anderen Projekte eine Umschichtung trifft.
Im Bild liegen Basisplan (Szenario A) und Verschiebung (Szenario B) im selben Balkenplan übereinander, die Vergleichsspalten nennen den Termin je Szenario, der rote Balken den Vorgang, der aus dem Plan läuft. Weil die Varianten nebeneinander bestehen bleiben, ist die Entscheidung eine Auswahl zwischen gerechneten Alternativen. Was eine Verschiebung im Portfolio auslöst, steht im Multiprojektmanagement.
Vor dem Archivieren
Nachkalkulation: was das Projekt für das nächste hergibt
Der letzte Vergleich läuft, bevor ein Projekt geschlossen wird: Ursprungsplan gegen tatsächlichen Verlauf. Wie hoch die Termintreue war, wie genau die kalkulierten Ressourcen gepasst haben, an welcher Stelle die Planung auseinandergelaufen ist.
Der Nutzen liegt im nächsten Angebot. Wer weiß, dass die Inbetriebnahme über mehrere Anlagen hinweg regelmäßig über der Kalkulation lag, kalkuliert die nächste anders. Ohne diesen Schritt bleibt die Erfahrung bei den Leuten, die dabei waren, und geht mit dem nächsten Wechsel verloren.
Alle drei beruhen auf derselben Mechanik: ein Planstand gegen einen Ist-Stand, zu einem Stichtag. Was das genau bedeutet und was dafür vorhanden sein muss, klären die nächsten Abschnitte.
Definition
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
Ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt stellt geplante und tatsächliche Werte zu einem Stichtag gegenüber – Termine, Aufwände und Fortschritt, je Vorgang, Arbeitspaket und Gesamtprojekt. Die Differenz zwischen beiden Reihen ist die Abweichung. Sein Zweck ist nicht die Dokumentation, sondern die Frühwarnung: Abweichungen sollen sichtbar werden, solange sich der Verlauf noch korrigieren lässt.
Der Vergleich braucht drei Dinge: einen Plan als Maßstab, eine Rückmeldung für den Ist-Wert und eine Bewertung, aus der eine Entscheidung folgt. Der Plan liegt in der Regel vor, am Ist-Wert hapert es fast immer. Deshalb geht es im nächsten Abschnitt darum, wo er entsteht. Wie Planen, Messen und Entscheiden als Regelkreis zusammenhängen, beschreibt Projektplanung und Steuerung.
Woher der Ist-Stand kommt
Rückmeldung statt Statusabfrage
Der Ist-Stand entsteht dort, wo gearbeitet wird. Mitarbeiter melden ihre Aufgaben im Task-Tracking zurück – Konstrukteure am Desktop, Monteure und Servicetechniker mobil über die App. Der Fortschritt ist damit kein Sammelstand aus der Wochenrunde, sondern ein laufender Datenstrom auf Vorgangsebene.
59 % der Kunden nannten manuelle Statusabfragen als eines ihrer Ausgangsprobleme, Mehrfachnennungen möglich – gemeint ist das Abtelefonieren der Abteilungen vor jeder Besprechung. Die Rückmeldung im Taskmanagement ersetzt genau diesen Schritt: Der Projektleiter fragt den Stand nicht ab, er liest ihn. Die Besprechung beginnt damit nicht bei der Datensammlung, sondern bei der Entscheidung.
Wie stark ein Vorgang vom Plan abweicht, ist direkt im Balkenplan sichtbar; wie Vorgänge, Abhängigkeiten und Meilensteine dargestellt werden, beschreibt die Seite zum Gantt-Diagramm. Für die Bewertung hat sich in der Praxis eine einfache Regel bewährt: Eine Abweichung, die einen Meilenstein oder einen nachgelagerten Vorgang berührt, wird sofort entschieden. Alles andere wird beobachtet, bis der Trend über zwei Stichtage in dieselbe Richtung zeigt. Das gilt für Termine und Fortschritt – beim Aufwand in Stunden hängt die Belastbarkeit an einer zweiten Quelle.
Ehrliche Einordnung
Ein Soll-Ist-Vergleich ist nur so gut wie seine Ist-Daten
Der Soll-Wert ist unkritisch, er steht im Plan. Der Ist-Wert ist die eigentliche Hürde. Fortschritt und Terminstände entstehen aus der Rückmeldung im System, Ist-Stunden kommen aus der Zeiterfassung, Bestell- und Rechnungsstände aus dem ERP. Jede dieser Quellen muss angebunden sein, sonst bleibt der Vergleich lückenhaft.
Konkret: 56 % der Linetrack-Kunden haben in den ersten sechs Monaten eine laufende Schnittstelle aufgesetzt. Davon importieren 50 % Ist-Zeiten für genau diesen Zweck, 39 % haben ihr ERP angebunden. Ohne angebundene Zeiterfassung bleibt der Aufwandsvergleich eine Schätzung. Welche Systeme wie angebunden werden, steht unter Integrationen.
Linetrack erfasst selbst keine Arbeitszeiten und ist kein ERP-System. Das ist Absicht: Eine Projektsteuerung mit eigener Zeiterfassung konkurriert mit dem System, in dem Personalabteilung und Betriebsrat die Zeiten ohnehin führen – und verliert diesen Wettbewerb im Regelfall. Linetrack liest die Ist-Werte, statt sie ein zweites Mal zu erheben.
Wer noch keine Schnittstelle hat, startet deshalb sinnvollerweise mit Terminen und Fortschritt: Diese Kennzahlen entstehen aus Rückmeldungen im System und funktionieren ohne jede Anbindung. Der Stundenvergleich kommt dazu, sobald die Zeiterfassung angebunden ist. Ein Soll-Ist-Vergleich auf halber Datenbasis ist ehrlicher als einer, der Ist-Stunden aus Schätzungen erfindet. Steht die Datenbasis, läuft der Vergleich nicht einmal, sondern als fester Schritt in einem Kreislauf, der sich wiederholt.
Steuerungskreislauf
Der Soll-Ist-Vergleich ist ein Schritt von vieren
Die Planungssystematik hinter Linetrack hat neun Schritte, vom Vertriebsforecast bis zur Benachrichtigung. Die ersten fünf planen und verfolgen. Die letzten vier steuern, und die laufen nicht einmal durch: Sie wiederholen sich, so oft das Projekt es verlangt.
Der Soll-Ist-Vergleich steht an Position sieben. Er misst, was die Szenarien davor wert sind, und liefert die Zahl, auf die sich die Gegenmaßnahme stützt. Fehlt der Vergleich, bleibt die Maßnahme eine Vermutung. Fehlt die Benachrichtigung danach, erfährt die Montage nicht, dass sie zwei Wochen später anfängt. Nach der Runde beginnt der Kreis von vorn, mit einem neuen Ist-Stand und, wenn nötig, neuen Szenarien. Wie die vorgelagerten Schritte aussehen, beschreibt Projektsteuerung.
Vom Rückblick zur Prognose
Der Soll-Ist-Vergleich ist rückwärtsgerichtet – Wert entsteht erst im Forecast
Ein Soll-Ist-Vergleich beantwortet eine Frage über die Vergangenheit: Was war geplant, was ist passiert? Das ist notwendig, steuert aber noch nichts. Die steuernde Frage lautet anders: Wann sind wir bei diesem Verlauf fertig – und welche anderen Projekte trifft das?
Linetrack schreibt die gemessene Abweichung deshalb fort. Aus verbrauchtem Aufwand und gemeldetem Fortschritt entsteht ein Restaufwand, dieser wird gegen die verbleibende Kapazität der Abteilung gerechnet und ergibt einen neuen Endtermin. Weil dieselben Abteilungen an mehreren Projekten arbeiten, wird die Verschiebung sofort im Multiprojektmanagement sichtbar – als Ausschlag im Kapazitätshistogramm der betroffenen Abteilung, nicht als Randnotiz in einem einzelnen Projektbericht.
Die entschiedene Variante geht zurück in den Plan und wird zum neuen Soll für die nächste Runde – der Punkt, an dem aus der Messung wieder ein Maßstab wird. Wie Termine und Kapazitäten dabei nativ zusammenlaufen, beschreibt Termin- und Kapazitätsplanung in einem System. Welche Kennzahlen bei jeder Runde anfallen, steht im Abschnitt darunter.
Kennzahlen
Welche Kennzahlen ein Soll-Ist-Vergleich liefert
Ein belastbarer Soll-Ist-Vergleich besteht nicht aus einer Zahl, sondern aus mehreren Kennzahlen, die unterschiedliche Fragen beantworten – und die aus unterschiedlichen Quellen stammen. Die dritte Spalte ist dabei die entscheidende: Sie benennt, welches System den Ist-Wert liefern muss, damit die Kennzahl überhaupt entsteht.
Drei dieser sechs Kennzahlen – Termintreue, Fortschrittsgrad und Meilensteintrend – entstehen allein aus Daten, die im Projektsystem selbst anfallen. Aufwand, Kapazitätsauslastung und Fremdkosten hängen an einer Schnittstelle. Wer ohne Anbindung startet, bekommt drei belastbare Kennzahlen und drei Schätzungen. Das ist ein brauchbarer Anfang – es sollte nur so benannt werden.
Case Study
Vom Nachrechnen zum laufenden Abgleich
Vor Linetrack entstand der Soll-Ist-Vergleich im Nachhinein: Planstunden aus dem Projektplan, Iststunden aus der Zeiterfassung, zusammengeführt in einer Tabelle, wenn jemand danach fragte. Heute laufen Plan, Rückmeldung und Ist-Zeiten in einer Datenbasis – die Abweichung steht im selben Bild wie der Plan, und der Forecast schreibt sie über alle Projekte fort.
„Mit Linetrack haben wir zahlreiche intransparente Planungen eliminiert.“
FAQ
Häufig gestellte Fragen
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Was ist ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
Was ist ein Soll-Ist-Vergleich im Projekt?
Welche Kennzahlen gehören in einen Soll-Ist-Vergleich?
Welche Kennzahlen gehören in einen Soll-Ist-Vergleich?
Woher kommen die Ist-Daten für den Soll-Ist-Vergleich?
Woher kommen die Ist-Daten für den Soll-Ist-Vergleich?
Was ist der Unterschied zwischen Soll-Ist-Vergleich und Forecast?
Was ist der Unterschied zwischen Soll-Ist-Vergleich und Forecast?
Wie oft sollte ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden?
Wie oft sollte ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden?
Was ist eine Basislinie im Projektplan?
Was ist eine Basislinie im Projektplan?
Welche Software eignet sich für Projektüberwachung und Soll-Ist-Vergleich?
Welche Software eignet sich für Projektüberwachung und Soll-Ist-Vergleich?
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Linetrack im Detail
Die Module hinter Soll-Ist-Vergleich, Projektüberwachung und Forecast: