Für KMU in der Industrie

Projektmanagement-Software für KMU

Die meisten KMU planen ihre Projekte heute in Excel-Listen oder MS Project. Linetrack holt sie dort ab: Die Projektleitung plant grob und mit Forecast, die Abteilungen planen ihren Teil fein im selben System. Neben den bestehenden Listen entsteht so keine weitere Insellösung.

Live nach 10 Arbeitstagen (Median)
Grob- und Feinplanung in einem System
Bezahlt wird, was genutzt wird

Linetrack Projektmanagement-Software für KMU in der Industrie

Kurzfassung

Linetrack ist Projektmanagement-Software für KMU und den industriellen Mittelstand: für Betriebe aus Fertigung, Maschinenbau und Engineering, die mehrere Projekte gleichzeitig mit denselben Leuten stemmen. Unsere Kunden haben typischerweise zwischen 20 und 300 Mitarbeiter und steigen oft von Excel oder MS Project um. Als Faustregel empfehlen wir Linetrack ab etwa 30 Mitarbeitern, darunter vor allem bei klaren Wachstumsplänen. Eine harte Obergrenze gibt es nicht: Mit Stadler Rail zählt auch ein deutlich größeres Unternehmen zu den Referenzkunden. Wenig bringt Linetrack in Kleinstbetrieben mit 10 bis 15 Mitarbeitern, in denen der Flurfunk reicht, und dort, wo nur ein einzelnes Projekt läuft.

91 %

nannten Excel- und
Tool-Chaos als Ausgangsproblem

400+

abgelöste Excel-Listen
und Planungstools

20

Mitarbeiter beim
kleinsten Kunden

10 Tage

vom Kick-off
bis zum Go-Live

Alle Kennzahlen auf dieser Seite stammen aus einer Vollerhebung aller produktiven Linetrack-Implementierungen, Stand August 2026. Die Dauer bis zum Go-Live ist der Median in Arbeitstagen.

Ausgangslage

Wo KMU beim Projektmanagement heute stehen

Vier Muster, die wir in projektgetriebenen Industriebetrieben zwischen 20 und 300 Mitarbeitern immer wieder sehen.

Excel-Listen und MS Project statt System

Meist ist noch kein Projektmanagementsystem im Einsatz. Geplant wird in Excel-Listen, manchmal in MS Project. 91 % unserer Kunden nannten genau dieses Excel- und Tool-Chaos als Ausgangsproblem.

Die Feinplanung steckt in den Abteilungen

Wie lange die Konstruktion braucht oder wann die Montage frei ist, weiß die Abteilung selbst. Dieses Wissen steht in eigenen Listen und Absprachen, im Projektplan taucht es nicht auf.

Mehrere Projekte, dieselben Leute

Konstruktion, Fertigung und Montage arbeiten an mehreren Projekten gleichzeitig und teilen sich dieselben Köpfe. Ohne Sicht auf freie Kapazität entstehen Doppelbuchungen, die erst beim Liefertermin auffallen.

Prozesse sind eingespielt, aber nicht beschrieben

Die Abläufe zwischen den Abteilungen funktionieren, festgeschrieben ist davon wenig. Für die Einführung heißt das: erst verstehen, wie jede Abteilung arbeitet, dann abbilden.

Passende Größe

Ab wann sich Projektmanagement-Software im KMU lohnt

Ein System wie Linetrack braucht eine gewisse Unternehmensgröße, damit es sich lohnt. Das sagen wir Interessenten auch so. Entscheidend sind die Zahl der Mitarbeiter und die Frage, wohin das Unternehmen wachsen will.

Solche Einführungen haben wir schon oft begleitet. Wie das in anderen Betrieben aussah, zeigen die Referenzen.

10–15 MA
Kleinstbetrieb. Hier läuft vieles über den Flurfunk, und das reicht auch. Ein Kapazitätsplanungstool, das die Auslastung des ganzen Unternehmens steuert, braucht es in dieser Größe nicht.
unter 30 MA
Mit klaren Wachstumsplänen. Wer in den nächsten Jahren deutlich wachsen will, kann früh einsteigen. Die Prozesse laufen dann von Anfang an in die richtige Bahn, und das System beschleunigt sie, statt später eingefahrene Abläufe umbauen zu müssen.
ab 30 MA
Unser Best Practice. Ab etwa 30 Mitarbeitern lohnt sich Linetrack in der Regel. Dann kommt es darauf an, dass die Abteilungen einen gemeinsamen Weg für ihre Personaleinsatzplanung finden und ihn mit der Projektplanung der Projektleitung verbinden.

Abteilungsansicht in Linetrack: Auslastung der Konstruktion je Mitarbeiter und Kalenderwoche, mit Über- und Unterlast farbig markiert — Personaleinsatzplanung einer Abteilung: Auslastung je Mitarbeiter und Woche.

Insellösung

Warum Projektmanagement-Software im KMU oft zur Insel wird

Viele Projektmanagementsysteme bleiben auf der Ebene der Projektleitung stehen. Dort entstehen Meilensteine und ein Forecast. Konstruktion, Fertigung und Montage planen weiter in ihren eigenen Listen, weil das neue System ihre Feinplanung nicht abbildet.

Das Ergebnis ist eine weitere Insel: Die Projektleitung pflegt ihren Plan, die Abteilungen pflegen ihre Listen, und abgeglichen wird in Besprechungen und per Telefon. Gelöst ist damit nichts, es gibt nur ein Werkzeug mehr.

Wie diese Landschaft typischerweise aussieht und welche Kategorien von Software es gibt, ordnet der Vergleich von Multiprojektmanagement-Software ein.

Typische Systemlandschaft im KMU ohne gemeinsame Planung: ERP, Projektmanagement-Tool, MS Project und Excel-Gantt der Projektleitung, darunter eigene Excel-Listen von Konstruktion, Montage und Fertigung, darunter Aufgaben-Tools wie monday.com, Asana, Trello, Jira und MS Planner – ohne Datenfluss zwischen den Ebenen

Anforderungen

Was Projektmanagement-Software für KMU leisten muss

Aus den Einführungen bei unseren Kunden ergeben sich fünf Anforderungen, an denen sich eine Projektmanagement-Software im KMU messen lassen muss.

Wie das mit Terminen und Auslastung im Alltag zusammenspielt, zeigt die Termin- und Kapazitätsplanung in einem System.

Grob- und Feinplanung verbinden. Der Forecast der Projektleitung und die Feinplanung der Abteilungen gehören in denselben Plan. Sonst entsteht die nächste Insel.
Abteilungen planen selbst. Ein KMU hat keine eigene Terminplaner-Stelle. Jede Abteilung muss ihren Anteil selbst pflegen können, ohne Umweg über die Projektleitung.
Alle Projekte und Leute in einer Sicht. Wer an welchem Projekt arbeitet und wo es eng wird, muss über alle Projekte hinweg sichtbar sein, nicht nur je Projekt.
Schnell im Alltag nutzbar. Die Einstiegshürde muss klein sein. Erste Ergebnisse müssen nach Tagen sichtbar sein, nicht nach einem Vorprojekt.
Kosten nach Nutzung. Bezahlt wird, was ein Betrieb tatsächlich nutzt. Kommen Abteilungen dazu, wächst die Lizenz mit.

Schaubild: Projektmanagement, Abteilungen und Lieferkette laufen in Linetrack in einem gemeinsamen Plan zusammen — Projektleitung, Abteilungen und Lieferanten arbeiten im selben Plan.

Grob- und Feinplanung

Die Brücke zwischen Projekt und Abteilung

In Linetrack plant die Projektleitung grob und mit Forecast: welche Projekte kommen, wann sie welche Abteilung wie stark brauchen. Die Abteilungen planen ihren Anteil darauf aufbauend fein, bis auf den einzelnen Mitarbeiter.

Beides liegt im selben Plan. Verschiebt sich ein Termin in der Konstruktion, wirkt sich das direkt auf die Planung der Montage aus, und die Projektleitung sieht, was das für den Liefertermin bedeutet.

Grob- und Feinplanung laufen so zu einer abteilungsübergreifenden Ressourcenplanung zusammen. Die Funktionen dahinter beschreiben die Seiten Projektplanung und Ressourcenmanagement.

Grobplanung in Linetrack: Ressourcenprognose je Abteilung und Kalenderwoche, Projekte als Blöcke auf Konstruktion und Montage verteilt — 1Grobplanung: Projekte auf Abteilungen verteilt

Feinplanung in Linetrack: Arbeitspakete der mechanischen Montage im Gantt-Diagramm — 2Feinplanung: Arbeitspakete der Abteilung

Potenzial

Warum KMU vom Multiprojektmanagement besonders profitieren

Beim Einstieg in ein Projektmanagementsystem haben KMU gegenüber großen Unternehmen einige echte Vorteile. Die Einführung sollte sie nutzen, statt sie mit einem Konzernprojekt zu verspielen.

Wie Linetrack mehrere Projekte und geteilte Ressourcen zusammenführt, zeigt die Seite Multiprojektmanagement. Alle Module der Projektmanagement-Software Linetrack finden Sie auf der Startseite.

Kein Fehlversuch im Rücken. Wer mit Excel oder MS Project plant, hat meist noch keine gescheiterte Systemeinführung hinter sich. Das Team startet ohne die Vorbehalte, die ein abgebrochener Rollout hinterlässt.
Kurze Entscheidungswege. KMU entscheiden schneller als große Unternehmen und setzen das Entschiedene zügig um. Ein neues Planungssystem ist dort nach Wochen im Alltag angekommen, nicht nach Quartalen.
Weniger Querschnittsbereiche. In großen Unternehmen greifen oft mehrere Sparten auf dieselbe Fertigung oder Montage zu. Weil die Auslastung einer Abteilung nur stimmt, wenn alle ihre Projekte im System sind, muss dort vor dem Start geklärt werden, wer alles mit hinein muss. Im KMU lässt sich eine Abteilung gleich am Anfang vollständig abbilden.
Direkter Hebel im Alltag. Laufen Termine, Auslastung und Abstimmung in einem System, merkt ein KMU das schnell: an kürzeren Projektlaufzeiten, an einer gleichmäßigeren Auslastung und an weniger Rückfragen zwischen den Abteilungen.

Vergleich

Linetrack im Vergleich zu Excel, MS Project und Standard-Tools

Excel, MS Project und Aufgaben-Tools wie Asana, monday.com oder Trello decken Teile der Planung ab. Für ein KMU mit mehreren Projekten und geteilten Abteilungen fehlt ihnen meist die Verbindung von Terminen, Auslastung und Feinplanung. Die Einzelvergleiche stehen in der Vergleichsübersicht, zum Beispiel Linetrack vs. Excel.

Anforderung im KMU	Excel, MS Project, Asana & Co.
Mehrere Projekte mit denselben Leuten	Jedes Projekt in eigener Datei oder eigenem Board	Alle Projekte und Auslastungen in einer Sicht
Grob- und Feinplanung verbinden	Projektplan und Abteilungslisten getrennt	Forecast und Feinplanung im selben Plan
Abteilungen pflegen selbst	Eine Person pflegt, alle anderen liefern zu	Jede Abteilung pflegt ihren Anteil
Kapazitätskonflikte erkennen	Manuell, meist erst beim Liefertermin	Überlast je Abteilung und Woche sichtbar
ERP und Zeiterfassung anbinden	Selten oder nur über Umwege	Angebunden, ohne Neuentwicklung
Mitwachsen mit dem Betrieb	Jede neue Abteilung bringt eine neue Liste	Abteilungen und Funktionen dazubuchen

Einführung im KMU

Was die Einführung im KMU leisten muss

Ein KMU holen wir dort ab, wo es gerade steht. Am Anfang schauen wir uns an, wie die einzelnen Abteilungen heute planen, und bringen ihr Know-how und ihre Feinplanung in Linetrack. Wo Prozesse noch nicht beschrieben sind, braucht das etwas mehr Beratung. Den Aufwand nehmen wir bewusst in Kauf: Ohne die Feinplanung der Abteilungen bliebe das System eine Insel.

Den vollständigen Ablauf beschreibt die Seite Projektmanagement-Software einführen. Welche Systeme sich anbinden lassen, zeigt die Übersicht Schnittstellen und Integrationen.

Schnell sichtbare Erfolge. Im Median sind Kunden 10 Arbeitstage nach dem Kick-off live. Die ersten Projekte laufen dann bereits in Linetrack.
Kleine Einstiegshürde. Kein langes Vorprojekt und keine eigene Serverinfrastruktur. Eine Abteilung arbeitet mit Linetrack, sobald ihr Teil der Planung drin ist, die nächste folgt im laufenden Betrieb.
Bezahlt wird, was genutzt wird. Die Lizenz setzt sich aus Nutzeranzahl, Rollen und gebuchten Funktionsbausteinen zusammen. Ein kleines Unternehmen zahlt so nur einen Bruchteil dessen, was ein großes zahlt, weil es weniger davon nutzt.
Ein System, das mitwächst. Kommen Abteilungen, Nutzer oder Funktionen dazu, werden sie dazugebucht. Die Struktur aus der Einführung bleibt dabei bestehen.

Rollout-Ablauf bei Schnaithmann: Kickoff, Migration der Altdaten und Planungsvorlagen je Maschinentyp, danach Schulungen in Projekt- und Forecastplanung, Feinplanung der Fachabteilungen, Tasktracking und Szenarioplanung — Rollout bei Schnaithmann: erst Forecastplanung, dann Feinplanung der Fachabteilungen.

Referenzen

Wie KMU und Mittelständler mit Linetrack planen

Vier Betriebe aus Maschinenbau und Automatisierung, die mit Excel-Listen oder einem anderen System gestartet sind und ihre Projekte heute abteilungsübergreifend in Linetrack planen.

FAQ

Häufige Fragen zu Projektmanagement-Software für KMU

Noch Fragen?

Buchen Sie sich einen Termin mit unserem Team.

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich Projektmanagement-Software im KMU?

Als Faustregel ab etwa 30 Mitarbeitern. In Kleinstbetrieben mit 10 bis 15 Leuten läuft die Abstimmung über den Flurfunk, ein Kapazitätsplanungstool braucht es dort nicht. Bei klaren Wachstumsplänen kann sich ein früher Einstieg trotzdem lohnen, weil die Prozesse dann gleich in die richtige Bahn kommen. Typisch sind Kunden zwischen 20 und 300 Mitarbeitern mit bis zu über 30 Abteilungen. Eine harte Obergrenze gibt es nicht: Mit Stadler Rail zählt auch ein deutlich größeres Unternehmen zu den Referenzkunden. Entscheidend ist weniger die Mitarbeiterzahl als die Frage, ob mehrere Projekte gleichzeitig um dieselben Leute konkurrieren.

Welche Projektmanagement-Software eignet sich für KMU?

Das hängt davon ab, wie viele Projekte gleichzeitig laufen und ob sich Abteilungen dieselben Leute teilen. Für ein einzelnes Projekt oder eine reine Aufgabenliste reichen Excel oder ein Aufgaben-Tool wie Trello. Sobald mehrere Projekte um Konstruktion, Fertigung und Montage konkurrieren, braucht es eine Software, die Termine, Auslastung und die Feinplanung der Abteilungen in einem Plan verbindet. Dafür ist Linetrack gebaut. Einen Überblick über die Kategorien gibt die Seite Projektmanagement-Software für die Industrie.

Kann Projektmanagement-Software im KMU Excel und MS Project ersetzen?

Ja, und das ist der häufigste Ausgangspunkt: 91 % unserer Kunden nannten Excel- und Tool-Chaos als Ausgangsproblem. Bestehende Excel-Listen und MS-Project-Pläne lassen sich bei der Einführung übernehmen, die Planung startet also nicht bei null.

Wie kommt die Feinplanung der Abteilungen in die Projektplanung?

Zu Beginn der Einführung schauen wir mit jeder Abteilung an, wie sie heute plant. Daraus entsteht ihr Teil des Plans in Linetrack, den die Abteilung danach selbst pflegt. Die Projektleitung plant grob und mit Forecast, die Abteilungen fein, beides im selben System. Eine eigene Terminplaner-Stelle braucht es dafür nicht.

Unterscheidet sich Linetrack von Enterprise-Tools wie Project Online oder Primavera?

Ja, deutlich. Project Online und vor allem Primavera P6 sind auf sehr große Projekte mit eigener Terminplaner-Rolle oder einem dedizierten PMO ausgelegt. Linetrack ist für KMU und den Mittelstand gebaut: Fachabteilungen pflegen ihren Anteil selbst, ohne eigene Planungsabteilung. Die Unterschiede im Detail zeigen Linetrack vs. MS Project und Linetrack vs. Primavera P6.

Was kostet Projektmanagement-Software für KMU?

Bezahlt wird, was genutzt wird: Nutzeranzahl, Rollen und gebuchte Funktionsbausteine bestimmen den Preis. Ein Betrieb mit drei Abteilungen zahlt deshalb für einen anderen Zuschnitt als einer mit dreißig. Das Testing vor der Entscheidung ist kostenfrei, Lieferanten erhalten eine kostenfreie Kollaborationslizenz.

Wie lange dauert die Einführung im KMU, und brauchen wir dafür eine IT-Abteilung?

Im Median vergehen vom Kick-off bis zum Go-Live 10 Arbeitstage. Danach kommen die Abteilungen nacheinander dazu, während die laufenden Projekte weiterlaufen; den Ablauf beschreibt die Seite Einführung. Eine eigene IT-Abteilung braucht es nicht: Linetrack läuft als Webanwendung aus ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, ohne eigene Serverinfrastruktur. Bestehende Schnittstellen zu ERP, Zeiterfassung oder Office werden angebunden, ohne dass dafür neu entwickelt werden muss – Details zeigt die Übersicht Schnittstellen und Integrationen.

Wächst die Software mit, wenn das KMU wächst?

Ja. Das Lizenzmodell ist modular nach Nutzeranzahl, Rollen und Funktionsbausteinen aufgebaut, sodass sich weitere Abteilungen und Nutzer schrittweise dazubuchen lassen, statt im Voraus für die volle Ausbaustufe zu zahlen. Die Struktur aus der Einführung bleibt dabei bestehen.

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